Privatlivspolitik

1. Hvem er ansvarlig

OhShip LTD er dataansvarlig for den behandling, der er beskrevet i denne politik:

• OhShip LTD, Waterpoint, The Strand, SLM1020 Sliema, Malta
• Selskabsnummer: C 108043 (Malta Business Registry)
• Momsnr.: MT30899303
• E-mail: info@ohship.dk

OhShip er en dansk-ejet virksomhed registreret på Malta. Skriv til info@ohship.dk, hvis du har spørgsmål om dine personoplysninger eller vil bruge dine rettigheder (afsnit 15).

2. Kort fortalt

• Vi bruger dine oplysninger til at oprette og levere dine forsendelser, tage imod betaling, give kundeservice og føre regnskab.
• Vi deler oplysninger med transportørerne (UPS og DHL Express) og med de leverandører, der står i afsnit 12, og kun i det omfang de har brug for dem.
• Vi bruger AI (Claude fra Anthropic) i chatten på vores website, til at tjekke pakkens indhold, til at foreslå svar til vores kundeservice, til at sortere spam fra i henvendelser til kundeservice og til at undersøge virksomheder til vores erhvervssalg. Et menneske læser altid et svar eller en salgsmail, før den bliver sendt.
• Vi sælger ikke personoplysninger. Websitet sætter ingen cookies til statistik eller annoncering.
• Under "Min profil" kan du hente dine oplysninger og slette din konto.

3. Din kundekonto

• Oplysninger: navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, sprog, din adgangskode (gemt kun som en envejs-hash) og de adresser, du gemmer i din adressebog. For erhvervskonti også virksomhedsnavn, momsnummer og betalingsbetingelser. Logger du ind med Google, modtager vi dit navn, din e-mailadresse og dit Google-konto-id fra Google.
• Formål: at give dig en konto, hvor du kan bestille hurtigere, se dine ordrer og labels, gemme adresser og kort og, for erhvervskunder, købe på betingelserne i deres aftale.
• Retsgrundlag: aftalen med dig (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
• Hvor længe: indtil du sletter din konto. Når du sletter den, anonymiserer vi din profil og sletter din adressebog, dine gemte kort hos Stripe og din chat- og supporthistorik. Ordrer og fakturaer gemmes (afsnit 4), men er ikke længere knyttet til dig.

Du kan oprette en konto, men du behøver ikke en konto for at bestille.

4. Bestillinger, labels og betalinger

• Oplysninger: navn, virksomhed, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på afsender og modtager; pakkens vægt, mål, beskrivelse af indholdet og værdi; toldoplysninger for forsendelser, der forlader EU's toldområde; den transportør og service, du vælger; forsikring; rabatkoder; sporingsnummer og sporingshændelser; betalingsoplysninger (beløb, status og Stripes reference). Kortoplysninger indtastes direkte hos vores betalingsudbyder Stripe og når aldrig frem til os.
• Formål: at beregne prisen, oprette labelen hos transportøren, tage imod betaling, sende dig labelen og kvitteringen på e-mail, fortælle modtageren, at en pakke er på vej, vise sporing, rette fejl, behandle krav over for transportøren og føre regnskab.
• Tjek af telefonnummer: når du bestiller, tjekker vi afsenderens telefonnummer med en kode, der sendes som sms.
• Retsgrundlag: aftalen med dig (artikel 6, stk. 1, litra b); vores retlige forpligtelse til at opbevare regnskabsmateriale (artikel 6, stk. 1, litra c); vores legitime interesse i at behandle krav og tvister og forebygge svindel (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Hvor længe: ordrer, labels, fakturaer, kvitteringer og betalinger gemmes uden tidsbegrænsning. Vi gemmer dem til vores bogføring, og så vi kan håndtere krav, rettelser og spørgsmål om en forsendelse, også længe efter at den er sendt.

Mens du bestiller, gemmes bestillingen (også navne, adresser og kontaktoplysninger) i din browser, indtil du lukker fanen, så en genindlæsning ikke sletter den.

5. Hvis du modtager en pakke

Afsenderen giver os dit navn, din adresse og dit telefonnummer og evt. din e-mailadresse og dit virksomhedsnavn.

• Formål: vi bruger dem til at oprette labelen og eventuelle toldpapirer, til at give dem videre til den transportør, der leverer pakken (UPS eller DHL Express), til at sende dig en e-mail om, at en pakke er på vej, med et link til sporing (kun hvis afsenderen har givet os din e-mailadresse), og til at vise sporingen.
• Retsgrundlag: vores og afsenderens legitime interesse i at få pakken leveret (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Hvor længe: som for ordrer (afsnit 4).

Du har de samme rettigheder som vores kunder (afsnit 15). Skriv til info@ohship.dk.

6. AI-tjek af pakkens indhold

Når du beskriver indholdet af en pakke, tjekker en AI-tjeneste (Claude fra Anthropic), om tingene må sendes med transportørerne, fx på grund af regler om farligt gods eller batterier, og skriver en kort beskrivelse på engelsk. Den engelske tekst trykkes på labelen og de toldpapirer, der går til transportøren.

• Oplysninger: den beskrivelse, du skriver. Skriv venligst ikke personoplysninger i den.
• Retsgrundlag: aftalen med dig (artikel 6, stk. 1, litra b) og vores legitime interesse i ikke at sende varer, som transportørerne ikke tager imod (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Hvor længe: beskrivelsen er en del af ordren (afsnit 4).

Mener du, at tjekket tager fejl, så kontakt kundeservice.

7. Kundeservice og supportsager

• Oplysninger: navn, e-mailadresse, telefonnummer (hvis du oplyser det), ordre- eller sporingsnummer, dine beskeder og vedhæftede filer, vores svar og sagens historik.
• Formål: at svare dig og løse din sag, fx en rettelse, en forsinkelse eller et krav over for transportøren.
• Kontaktformular: formularen er beskyttet mod spam af Google reCAPTCHA, som først indlæses, når du begynder at udfylde formularen.
• E-mail: e-mails til vores kundeservice modtages via Amazon Web Services i Irland (EU).
• Spamfilter: nye e-mails og beskeder fra kontaktformularen fra afsendere, vi ikke kender i forvejen (ingen konto, ordre eller tidligere sag, vi har besvaret), og e-mails, der ikke består kontrollen af afsenderens adresse (DMARC), tjekkes af en AI-tjeneste (Claude fra Anthropic) for salgshenvendelser, phishing og anden spam. En besked med trackingnummeret eller ordre-id'et på en forsendelse, der er booket via OhShip, bliver ikke tjekket. Tjekket får emnet, dit navn, domænet i din e-mailadresse, for en e-mail resultatet af afsenderkontrollen (DMARC), de domæner, linkene fører til, og starten af beskeden. En besked, der markeres som spam, får intet automatisk svar og ligger i en særskilt mappe, som vores medarbejdere kan gennemse; den slettes efter 30 dage. Vores medarbejdere kan også blokere en adresse eller domænet for en virksomhed, der bliver ved med at sende spam. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at holde kundeservice fri for spam og svindel (artikel 6, stk. 1, litra f).
• AI-forslag til svar: vores medarbejdere kan bede en AI-tjeneste (Claude fra Anthropic) om at foreslå et svar. Samtalen i sagen, og en tidligere chat, hvis sagen startede i chatten, sendes da til AI'en. Et menneske læser og retter altid svaret, før det bliver sendt.
• Retsgrundlag: aftalen med dig, når sagen handler om din ordre (artikel 6, stk. 1, litra b); ellers vores legitime interesse i at besvare henvendelser (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Hvor længe: supportsager og deres vedhæftede filer slettes 3 år efter, at sagen er lukket. Den rå kopi af en indgående e-mail slettes efter 30 dage; indholdet bliver i sagen.

8. AI-chatassistent

Chatten på vores website besvares af en AI-assistent (Claude fra Anthropic). Det står i chatten, at det er AI. Den kan tage fejl.

• Oplysninger: dine beskeder og assistentens svar. Spørger du om en forsendelse: ordre- og sporingsoplysninger samt navne og byer på afsender og modtager. Er du ikke logget ind, den e-mailadresse og det postnummer, du oplyser, så vi kan tjekke, at ordren er din.
• Tal med et menneske: beder du om at blive sat over til vores medarbejdere, gemmer vi dit navn, din e-mailadresse og samtalen som en supportsag (afsnit 7).
• Retsgrundlag: vores legitime interesse i at svare kunderne hurtigt (artikel 6, stk. 1, litra f); aftalen med dig, når du spørger om din ordre (artikel 6, stk. 1, litra b).
• Hvor længe: samtaler slettes 12 måneder efter den sidste besked. I din browser gemmes samtalen, indtil du lukker fanen.

Skriv ikke kortoplysninger, adgangskoder eller andre følsomme oplysninger i chatten.

9. Tilfredshedsundersøgelse

Ca. 48 timer efter at en pakke betalt med kort er leveret, sender vi afsenderen en kort undersøgelse på e-mail med én til fem stjerner. Klikker du på en stjerne, gemmer vi bedømmelsen sammen med ordren.

• Retsgrundlag: vores legitime interesse i at forbedre vores service (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Hvor længe: som for ordrer (afsnit 4).

Vil du ikke have disse e-mails, så skriv til info@ohship.dk.

10. Erhvervskunder og API-partnere

• Erhvervskonti: vi tjekker momsnummeret i EU's VIES-register. Erhvervskunder med en aftale om at betale senere får fakturaer.
• API-partnere: erhvervspartnere bestiller forsendelser til deres egne kunder via vores API. Partneren giver os afsenderens og modtagerens oplysninger. Vi opretter labels og sender labels og sporingsopdateringer tilbage til partnerens system. Partnerens kald til vores API logges af sikkerhedshensyn.
• Retsgrundlag: aftalen med erhvervskunden eller partneren (artikel 6, stk. 1, litra b); for personerne i forsendelserne vores og partnerens legitime interesse i at få pakkerne leveret (artikel 6, stk. 1, litra f).
• Hvor længe: som for ordrer (afsnit 4); logs af partnernes API-kald 12 måneder.

11. Erhvervskontakter, vi henvender os til (B2B-salg)

Vi finder virksomheder, der kan have gavn af OhShips erhvervsfragt, og kontakter dem med et tilbud. Dette afsnit er vores oplysning til dig, hvis vi har kontaktet dig eller din virksomhed.

• Oplysninger: om virksomheden: navn, CVR-nummer, branche, website, offentliggjorte tal fra årsrapporter og oplysningerne om forsendelse på dens website. Om personer, hvis rolle handler om forsendelse, logistik, indkøb eller ledelse: navn, stilling og den arbejdsmail og det arbejdstelefonnummer, som virksomheden selv offentliggør. Vores e-mails til dig, dine svar og noter om vores kontakt.
• Kilder: virksomhedens eget website, som vores AI-researchværktøj finder og læser (også via websøgning), og Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) fra Erhvervsstyrelsen.
• Formål og retsgrundlag: at tilbyde OhShips erhvervsfragt til virksomheder, der kan have brug for den. Vores legitime interesse i at markedsføre vores ydelser over for virksomheder (artikel 6, stk. 1, litra f).
• AI: vi bruger en AI-tjeneste (Claude fra Anthropic) til at analysere offentlige oplysninger om virksomheder, finde kontaktoplysninger til erhverv og skrive udkast til e-mails. En medarbejder hos OhShip læser og godkender hver e-mail, før den bliver sendt. Der træffes ingen afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende betydning for dig.
• Sådan kontakter vi dig: på e-mail fra sales@ohship.dk, sendt via vores e-mailudbyder one.com. Vi læser svarene i den indbakke.
• Modtagere: Anthropic (AI), one.com (e-mail) og Amazon Web Services (hosting). Vi sælger ikke oplysningerne og deler dem ikke med andre.
• Hvor længe: kontaktoplysninger og historikken over vores kontakt slettes 12 måneder efter vores sidste kontakt, medmindre din virksomhed bliver kunde. Beder du os om ikke at kontakte dig igen, gemmer vi kun din e-mailadresse (eller en kode beregnet ud fra den), så længe det er nødvendigt for at sikre, at vi respekterer det.
• Din ret til at sige nej: du kan altid sige nej, og det er gratis. Svar "afmeld" eller brug linket i vores e-mail, så kontakter vi dig ikke igen. Du har også rettighederne i afsnit 15.

12. Hvem modtager oplysninger

Vi deler kun personoplysninger i det omfang, den enkelte modtager har brug for dem til det beskrevne formål:

Vi videregiver også oplysninger til offentlige myndigheder, når loven kræver det, fx toldoplysninger via transportørerne.

13. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Stripe, Anthropic, Twilio og Google har hjemsted i USA, og personoplysninger kan blive behandlet der. Vi bruger deres standardvilkår for databehandling, som indeholder EU's standardkontraktbestemmelser, og for leverandører, der er certificeret under EU-US Data Privacy Framework, denne ordning. Du kan få flere oplysninger ved at skrive til info@ohship.dk.

Sender du en pakke til et land uden for EU, skal transportøren behandle oplysningerne i det land for at kunne levere pakken.

14. Hvor længe vi gemmer oplysninger

15. Dine rettigheder

Du har ret til at:

• få indsigt i de personoplysninger, vi har om dig, og en kopi af dem,
• få forkerte oplysninger rettet,
• få oplysninger slettet, medmindre vi skal gemme dem (fx ordrer og fakturaer, afsnit 4),
• få behandlingen begrænset,
• modtage de oplysninger, du har givet os, i et maskinlæsbart format (dataportabilitet),
• gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesse, og altid mod direkte markedsføring,
• trække et samtykke tilbage når som helst, fx dit cookievalg, uden at det påvirker det, der er sket før.

Vi træffer ikke afgørelser om dig, der alene bygger på automatisk behandling og har retsvirkning eller tilsvarende betydning for dig.

Sådan gør du: under "Min profil" kan du hente en kopi af dine oplysninger og slette din konto. Skriv til info@ohship.dk om alt andet. Vi svarer inden for en måned. Vi kan bede dig bekræfte, hvem du er, før vi handler.

16. Klager

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine personoplysninger, så kontakt os først. Du kan også klage til en databeskyttelsesmyndighed. OhShip LTD er etableret på Malta, så vores ledende tilsynsmyndighed er Information and Data Protection Commissioner (idpc.org.mt). Du kan også klage til myndigheden i det land, hvor du bor, fx:

• Danmark: Datatilsynet (datatilsynet.dk)
• Finland: Tietosuojavaltuutettu, den finske databeskyttelsesombudsmand (tietosuoja.fi)

17. Sikkerhed

Al trafik til vores websites er krypteret (HTTPS). Adgangskoder gemmes kun som envejs-hash, kortoplysninger kun hos Stripe, og dit login gemmes i cookies, som scripts på siden ikke kan læse. Kun medarbejdere, der har brug for det, har adgang til kundeoplysninger.

18. Ændringer

Vi opdaterer denne politik, når vores behandling ændrer sig. Versionen og datoen øverst viser, hvilken version der gælder. Laver vi vigtige ændringer, fortæller vi det på websitet og, hvor det er relevant, på e-mail.